Klauzula informacyjna

Administratorem Państwa danych osobowych jest: EMBS Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Alberta Einsteina 36, 44-109 Gliwice, REGON: 6482326274, NIP: 6482326274 (dalej jako „Administrator Danych” lub „EMBS”). Jako Administrator Danych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa Państwa danych osobowych i sposób ich wykorzystywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności tymi określonymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej jako „RODO”).

Wszelkie pytania mogą Państwo kierować na adres pocztowy naszej siedziby lub na adres e-mail: rodo@embatterysystems.com.

Administrator Danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Inspektorem Ochrony Danych jest Pan Tomasz Banasik, który udziela informacji na temat przetwarzania danych osobowych u Administratora Danych. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod adresem: rodo@embatterysystems.com.

Pragniemy Państwa poinformować, że w związku z prowadzoną przez nas działalnością, przetwarzamy Państwa dane osobowe w następującym zakresie:

1. Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, która zawarła umowę z EMBS lub zostały wobec niej podjęte działania przed zawarciem umowy, na jej żądanie.

• niezbędność do wykonania umowy zawartej przez tę osobę z EMBS lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby, przed zawarciem umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
• niezbędność do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na EMBS, w szczególności wynikających z prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
• cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez EMBS, w szczególności zapewnienie kontaktu przed zawarciem umowy oraz w okresie trwania umowy, a także ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• dane przetwarzane zgodnie z wymogami przepisów prawa, tj. przez okres 5 lat od zakończenia współpracy w celach rachunkowo-podatkowych.

2. Osoba uprawniona do reprezentowania, osoba kontaktowa lub inna osoba ze strony podmiotu, który zawarł umowę z EMBS lub inna osoba biorąca udział w wykonaniu umowy z EMBS.

• cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez EMBS, w szczególności zapewnienie kontaktu z podmiotem będącym stroną umowy zawartej z EMBS, weryfikacja czy osoba, która kontaktuje się z EMBS, jest uprawniona do podejmowania czynności w imieniu tego podmiotu, prawidłowa realizacja umowy zawartej z EMBS oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• niezbędność do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących n EMBS, w szczególności wynikających z prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
• dane przetwarzane przez okres trwania umowy oraz przez okres 5 lat od jej zakończenia, w celach rachunkowych i prawnych.

3. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie w EMBS / współpracę z EMBS.

• niezbędność do realizacji procesu rekrutacji na podstawie art. 22(1) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917 j.t. z późn. zm.) – w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę;
• niezbędność do realizacji procesu rekrutacji oraz do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• niezbędność do realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – w przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach niezbędnych do realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych;
• dane przechowywane do czasu zakończenia rekrutacji. W przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych – przez okres 1 roku lub do wycofania zgody.

 4. Osoba ubiegająca się o staż w EMBS

• niezbędność do realizacji procesu rekrutacji oraz do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
• niezbędność do realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – w przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach niezbędnych do realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych;
• dane będą przetwarzane do zakończenia procesu rekrutacyjnego. W przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych – przez okres maksymalnie 1 roku lub do wycofania zgody;
• dane przetwarzane są przez okres trwania stażu, a następnie przez okres 6 lat po jego zakończeniu, w celu dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń, zgodnie z przepisami o przedawnieniu roszczeń.

5. Osoba zatrudniona w EMBS

• niezbędność do realizacji procesu zatrudnienia, m.in. na podstawie art. 22(1) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917 j.t. z późn. zm.) – w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę;
• niezbędność do realizacji procesu zatrudnienia oraz do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• akta pracownicze przetwarzane przez 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 1.01.2019 r. oraz przez 50 lat dla pracowników zatrudnionych przed tą datą. Dokumentacja związana z umowami cywilnoprawnymi – przez okres 6 lat.

6. Osoby, których wizerunek został utrwalony w ramach monitoringu wizyjnego

• cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez EMBS, w szczególności w związku z potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa pracowników oraz ochrony mienia, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• nagrania z monitoringu przechowywane maksymalnie przez 3 miesiące.

7. Osoby stanowiące nadawców lub odbiorców korespondencji

• cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez EMBS, w związku z potrzebą zapewnienia właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• dane przetwarzane przez okres 5 lat zgodnie z wymogami prawa.

8. Osoby odwiedzające siedzibę EMBS/goście

• cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez EMBS, w związku z potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa, poprzez prowadzenie ewidencji wejść i wyjść, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• ewidencja wejść i wyjść przechowywana przez 1 rok od daty wizyty.

9. Pracownicy firm transportowych współpracujących z EMBS

• cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez EMBS, w związku z potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa oraz zarządzania procesem wydawania / odbioru towarów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO;
• dane przetwarzane przez okres trwania współpracy oraz do 5 lat po jej zakończeniu, zgodnie z wymogami przepisów.

10. Dane osobowe sygnalistów, osób zgłaszających naruszenia prawa, świadków, a także osób naruszających prawo są przetwarzane przez EMBS w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa oraz ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości.

• przetwarzanie danych osobowych sygnalistów jest niezbędne w celu spełnienia obowiązków prawnych ciążących na EMBS na podstawie Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
• w przypadku konieczności ustalenia prawdy i wiarygodności zgłoszenia oraz prowadzenia działań następczych, dane mogą być przetwarzane na podstawie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
• przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje dotyczące stanu zdrowia, może mieć miejsce na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z art. 8 ust. 4 ustawy o ochronie sygnalistów, w celu zapewnienia prawidłowego rozpatrywania zgłoszeń;
• dane osobowe sygnalistów są przechowywane przez okres niezbędny do rozpatrzenia zgłoszenia i podjęcia ewentualnych działań następczych, nie dłużej jednak niż 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub wszelkie postępowania zainicjowane tymi działaniami, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.

 

 

Na każdym etapie przetwarzania przez nas danych, mają Państwo (co do zasady) prawo do:

• dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych.
• modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwskazania, do ograniczenia ich zakresu przetwarzania.
• całkowitego usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły przeciwskazania prawne.
• niepodlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu.
• wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzania danych osobowych (w tym wycofania zgody).
• przeniesienia danych do innego administratora danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową.
• wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W celu zapewnienia prawidłowej obsługi Państwa zapytań oraz zachowania należytej staranności podczas ich obsługi, ustandaryzowaliśmy formularz, za pomocą którego możecie Państwo wystąpić z wnioskiem o realizację swoich praw. Wniosek możecie Państwo uzyskać od nas podczas pierwszego kontaktu związanego z prośbą o realizację prawa. Przyjmujemy również wnioski niezłożone na naszej formatce.

Uzupełnione wnioski możecie Państwo składać osobiście lub za pomocą poczty na podany przez nas adres siedziby EMBS lub pocztą elektroniczną na adres: rodo@embatterysystems.com, przesyłając podpisany elektronicznie wniosek lub skan ręcznie podpisanego dokumentu. Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany jest indywidualnie i w stosunku do obowiązujących przepisów prawa. Możliwość skorzystania z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej, wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania Państwa danych oraz od tego, czy przetwarzanie danych nie jest uzależnione od wykonania umowy lub usługi.

Państwa wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania, niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu. W takiej sytuacji, zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności, poinformujemy Państwa o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.

Informujemy, że pierwszy wniosek jest realizowany bez opłat, niemniej w sytuacji, kiedy Państwa wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne, zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za ponowne udzielenie informacji. O wysokości opłaty lub jakichkolwiek innych przyczynach, przez wzgląd na które nie będziemy w stanie zrealizować Państwa wniosku, zostaniecie Państwo bezzwłocznie poinformowani.

Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji, kiedy nie będziemy w stanie prawidłowo Państwa zidentyfikować jako osoby upoważnionej do odbioru danych, zastrzegamy sobie prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniecie Państwo poinformowani. W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o decyzji co do możliwości przeniesienia.

Możemy udostępniać dane osobowe następującym stronom, jeśli jest to konieczne do realizacji celów, dla których je zebraliśmy:

• Podmioty stowarzyszone w ramach EMBS Group;
• Zewnętrzne strony trzecie, w tym organy ścigania lub inne organy, jeśli jest to wymagane w celu spełnienia obowiązku prawnego lub regulacyjnego.

Wymagamy od wszystkich stron trzecich poszanowania bezpieczeństwa danych osobowych i traktowania ich zgodnie z prawem. Nie zezwalamy naszym zewnętrznym dostawcom usług na wykorzystywanie danych osobowych do własnych celów i dopuszczamy przetwarzanie przez nich danych osobowych wyłącznie w określonych celach i zgodnie z naszymi instrukcjami.

Informujemy, że przetwarzane przez nas dane nie podlegają zautomatyzowanemu procesowi podejmowania decyzji i profilowaniu. Dane osobowe są przetwarzane głównie na obszarze Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W niewielu przypadkach, dane osobowe mogą być przekazywane i przechowywane w miejscach docelowych poza EOG (np. w USA). Mogą być one również przetwarzane przez personel działający poza EOG, który pracuje dla jednego z naszych dostawców usług. Podejmiemy uzasadnione kroki w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych i traktowania ich zgodnie z niniejszą Informacją o Ochronie Prywatności oraz obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w tym poprzez zawarcie odpowiednich warunków umownych ze stroną otrzymującą dane spoza EOG. Jeżeli będzie dochodzić do przekazania takich danych, poinformujemy Państwa o tym w odrębnej formie.

W stosownych przypadkach, zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia, takie jak:

• Standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską: Stosowane w umowach z odbiorcami danych spoza EOG, aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych. Więcej szczegółów na temat standardowych klauzul umownych można znaleźć na stronie European Commission – Standard Contractual Clauses.
• EU-US Data Privacy Framework: Mechanizm, zatwierdzony 10 lipca 2023 roku, zastępujący poprzedni system EU-US Privacy Shield i wprowadzający nowe, wiążące zabezpieczenia, mające na celu ograniczenie dostępu do danych przez amerykańskie służby wywiadowcze oraz zapewnienie możliwości dochodzenia roszczeń przez obywateli UE. Więcej szczegółów na temat EU-US Data Privacy Framework można znaleźć na stronie Data Privacy Framework.
• Zgoda: W przypadkach, gdzie jest to wymagane, uzyskujemy wyraźną zgodę na transfer Państwa danych osobowych poza EOG.

Mają Państwo prawo do uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń stosowanych przy przekazywaniu Państwa danych poza EOG, kontaktując się z nami poprzez dane kontaktowe podane w ust. 1.

W procesie aplikowania na stanowisko w naszej firmie, gromadzimy, przechowujemy i wykorzystujemy dane osobowe kandydatów, w tym informacje podane w CV, formularzu zgłoszeniowym lub liście motywacyjnym, informacje przekazane podczas rozmów kwalifikacyjnych i ocen, zapisy dotyczące kwalifikacji, umiejętności i szkoleń, referencje, kopie dokumentacji dotyczącej prawa do pracy oraz zapisy kontroli przed zatrudnieniem.

Gromadzone przez nas informacje rekrutacyjne wykorzystujemy, aby:

• ocenić umiejętności, kwalifikacje i przydatność do pracy/roli;
• komunikować się z kandydatami w sprawie procesu rekrutacji;
• podjąć decyzję o zawarciu z kandydatem umowy o pracę (lub innej umowy o świadczenie usług);
• prowadzić dokumentację związaną z naszymi procesami zatrudniania; oraz
• zapewnić zgodność z wymogami prawnymi lub regulacyjnymi.

Z zastrzeżeniem lokalnych przepisów prawa, możemy przechowywać informacje rekrutacyjne przez okres do dwóch lat po przekazaniu kandydatowi decyzji o przydzieleniu określonego stanowiska. Jesteśmy uprawnieni do przechowywania danych osobowych kandydata przez wyżej podany okres, aby w przypadku roszczenia prawnego móc wykazać brak dyskryminacji kandydatów z niedozwolonych powodów oraz przeprowadzenie rekrutacji w uczciwy i przejrzysty sposób. Jeśli chcesz, aby Twoje dane były przechowywane również w celu kolejnych rekrutacji, prosimy o dodanie w CV lub wysyłanej do nas w wiadomości następującej zgody: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w CV w przyszłych procesach rekrutacyjnych przez EMBS Sp. z o.o.”

Rekrutacja przez zewnętrzne portale: Możesz również znaleźć nasze oferty pracy na zewnętrznych portalach rekrutacyjnych, takich jak pracuj.pl i LinkedIn. Zachęcamy do aplikowania za ich pośrednictwem lub przesłania aktualnego CV na adres e-mail career@embatterysystems.com. W temacie wiadomości prosimy o wpisanie nazwy stanowiska, które są dla Ciebie interesujące. Zachęcamy również do przesyłania aplikacji, nawet jeśli aktualnie nie ogłaszamy konkretnych wakatów.

W celu niedopuszczenia do nieupoważnionego lub bezprawnego dostępu do danych osobowych, ich przypadkowej utraty, uszkodzenia lub zniszczenia, EMBS korzysta z odpowiednich rozwiązań technologicznych i środków bezpieczeństwa zgodnych z wymogami ustanowionymi przez RODO oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

Dostęp do danych osobowych mają EMBS i osoby upoważnione przez EMBS, które zobowiązały się do zachowania poufności tych danych osobowych.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości / pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych bądź skarg w tym zakresie które Państwo pragniecie zgłosić, prosimy o bezpośredni kontakt z nami, abyśmy mogli odpowiedzieć na Państwa pytania / skargi. Dane kontaktowe do Administratora danych osobowych oraz wyznaczonego Inspektora Ochrony Danych Osobowych EMBS, zostały wskazane w ust. 1.

W przypadku chęci formalnego zgłoszenia problemów, macie Państwo prawo złożyć skargę do polskiego organu ochrony danych osobowych:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO)

• Adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

Niniejsze zasady są okresowo przeglądane i aktualizowane w celu zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz realizują obowiązek wynikający z art. 13-14 RODO. Informujemy również, że staramy się wypełniać obowiązki informacyjne podczas zbierania danych osobowych wobec danej czynności przetwarzania w sposób indywidualny.

Od czasu do czasu, możemy aktualizować niniejszy dokument, w odpowiedzi na zmieniające się wymogi prawne, regulacyjne lub operacyjne. Aktualizacje będą publikowane bezpośrednio w tym dokumencie, a data ostatniej zmiany zostanie zaktualizowana na końcu informacji.

Ostatnia aktualizacja została przeprowadzona w dniu: 04.10.2024 r.